Thủ tục hành chính là quy định do cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền đặt ra để phục vụ mục tiêu của quản lý. Hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thực hiện trên hầu khắp các lĩnh vực của đời sống xã hội: kinh tế, xã hội, văn hoá, giáo dục, y tế, dân tộc, tôn giáo, an ninh - quốc phòng, đối ngoại,... Chức năng quản lý nhà nước là chấp hành pháp luật, thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của tổ chức và công dân, đồng thời, tạo môi trường thuận lợi cho các tổ chức hoạt động và công dân làm ăn, sinh sống. Nếu một quốc gia có thủ tục hành chính rườm rà sẽ gây ra phiền hà, khó khăn và làm tang chi phí cho việc thực hiện (cả từ phía người dân và cơ quan hành chính nhà nước), ảnh hưởng đến quyền, lợi ích, hiệu quả của tổ chức, công dân và công việc chung của cơ quan hành chính nhà nước. Chính vì vậy, Đảng, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển đất nước trong thời kỳ hội nhập quốc tế sâu rộng. Việc cải cách hành chính, tạo môi trường thuận lợi cho tổ chức, công dân được xác định là một chủ trương lớn của Đảng, Nhà nước, theo tinh thần “Chính phủ kiến tạo phát triển”.

Ảnh 1: Lễ công bố Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Hội đồng tư vấn cải cách thủ tục hành chính

     Thực hiện chủ trương đó, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành Quyết định số 632/QĐ-LĐTBXH ngày 04/5/2019 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực việc làm thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội [1]. Các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung bao gồm các thủ tục hành chính cấp Trung ương và thủ tục hành chính cấp địa phương, nội dung cụ thể như sau:

A. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP TRUNG ƯƠNG
     Một là, thủ tục: “Báo cáo giải trình nhu cầu, thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài”
     Người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) gửi báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng, hoặc nhu cầu thay đổi người lao động nước ngoài trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng theo mẫu quy định. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thông báo chấp thuận sử dụng người lao động nước tới người sử dụng lao động trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi.
     Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động sau đây: Cơ quan nhà nước ở Trung ương; Cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Tổ chức sự nghiệp theo quy định; Văn phòng của dự án nước ngoài hoặc của tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Hội doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật; Người sử dụng lao động là doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có trụ sở chính tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhưng có văn phòng đại diện và chi nhánh tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm). Việc này hoàn toàn không mất phí và lệ phí.
     Hai là, thủ tục: “Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam”
     Trước ít nhất 15 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động đó phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo mẫu quy định. Trường hợp không cấp giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Sau khi được cấp giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc cho người sử dụng lao động. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.
     Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động nước ngoài và người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động sau: Cơ quan nhà nước ở Trung ương; Cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Tổ chức sự nghiệp theo quy định; Văn phòng của dự án nước ngoài hoặc của tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Hội doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật; Người sử dụng lao động là doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có trụ sở chính tại một tỉnh, thành phố nhưng có văn phòng đại diện và chi nhánh tại các tỉnh, thành phố khác. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm). Việc này hoàn toàn không mất phí và lệ phí.
     Ba là, thủ tục: “Cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam”
     Trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cấp lại giấy phép lao động. Trường hợp không cấp lại giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được cấp lại giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
     Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động nước ngoài và người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động sau: Cơ quan nhà nước ở Trung ương; Cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Tổ chức sự nghiệp; Văn phòng của dự án nước ngoài hoặc của tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Hội doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật; Người sử dụng lao động là doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có trụ sở chính tại một tỉnh, thành phố nhưng có văn phòng đại diện và chi nhánh tại các tỉnh, thành phố khác.
     Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động đáp ứng một trong các điều kiện sau: (1) Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất, bị hỏng hoặc thay đổi nội dung ghi trong giấy phép lao động. (2) Giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
     Bốn là, thủ tục: “Xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động”
     Người sử dụng lao động đề nghị Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài dự kiến làm việc xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước ít nhất 07 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có văn bản xác nhận gửi người sử dụng lao động. Trường hợp không xác nhận thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
     Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Người lao động nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau: Là thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn; Là thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần; Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam; Là luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư; Là thành viên theo quy định của Điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Là học sinh, sinh viên học tập tại Việt Nam nhưng người sử dụng lao động phải báo trước 07 ngày với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh; Là học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam...

B. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP ĐỊA PHƯƠNG
     Một là, thủ tục: “Báo cáo giải trình nhu cầu, thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài”
      Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng hoặc thay đổi nhu cầu sử dụng, người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) gửi báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 1 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 18/2018/TT-BLĐTBXH đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo chấp thuận sử dụng người lao động nước tới người sử dụng lao động theo Mẫu số 3 phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 18/2018/TT-BLĐTBXH trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi [2].
     Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động nước ngoài và người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng sau đây: Doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên; Nhà thầu nước ngoài hoặc trong nước tham dự thầu, thực hiện hợp đồng; Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập; Tổ chức sự nghiệp theo quy định; Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc của nhà thầu nước ngoài được đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật; Các tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã; Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.
     Hai là, thủ tục: “Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam”
     Trước ít nhất 15 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động đó phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo mẫu. Trường hợp không cấp giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.
     Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động nước ngoài và người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động nước ngoài sau đây: Doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên; Nhà thầu nước ngoài hoặc trong nước tham dự thầu, thực hiện hợp đồng; Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập; Tổ chức sự nghiệp; Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc của nhà thầu nước ngoài được đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật; Các tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã; Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.
     Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật; Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc; Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật; Không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài; Được chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc sử dụng người lao động nước ngoài.
     Ba là, thủ tục: “Cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam”
     Trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp lại giấy phép lao động. Trường hợp không cấp lại giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được cấp lại giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
     Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động đáp ứng một trong các điều kiện sau: Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất, bị hỏng hoặc thay đổi nội dung ghi trong giấy phép lao động; Giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
     Bốn là, thủ tục: “Xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động”
     Người sử dụng lao động đề nghị Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài dự kiến làm việc xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước ít nhất 07 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có văn bản xác nhận gửi người sử dụng lao động theo Mẫu số 6 Phụ lục III Thông tư số 18/2018/TT-BLĐTBXH [2]. Trường hợp không xác nhận thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
     Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Người lao động nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau: Là thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn; Là thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần; Là luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư; Theo quy định của Điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên; Là học sinh, sinh viên hoặc tập tại Việt Nam nhưng người sử dụng lao động phải báo trước 07 ngày với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh; Là tình nguyện viên có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Là học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam; Các trường hợp khác do Thủ tướng Chính phủ quyết định theo đề nghị của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội...

--------------------------------

[1] Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (2019). Quyết định số 632/QĐ-LĐTBXH ngày 04/5/2019 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực việc làm thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
[2] Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (2018). Thông tư số 18/2018/TT-BLĐTBXH, ngày 30 tháng 10 năm 2018, Thông tư sửa đổi, bổ sungm ột số điều của các thông tư liên quan đến thủ thục hành chính thuộng phạm vi chức năng quản lí nhà nước của Bộ  Lao động – Thương binh và Xã hội.
[3] Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (2017). Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH ngày 15/8/2017 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam qua mạng điện tử.